© INAMORI FOUNDATION
「進行含めた会議参加者みんなで定例会議を作り上げ、アジェンダベースで効率化をおこなう」――株式会社こっぷ代表の中澤匠さんは「SuperGoodMeetings」を活用してくださっています。主にクライアントとの定例会議の管理を目的に使っていらっしゃるそうです。
負担の多いディレクター業務に取り組む中、SuperGoodMeetings を導入することでどのような成果が生まれているのでしょうか。ツールの活用方法について、お話をうかがいしました。
株式会社こっぷ（2021年設立）
「そうぞうする楽しさを、いっぱいにこめて。」をテーマに、IT・デジタル領域を中心としたコンテンツの企画から下記のさまざまな事業内容を株式会社こっぷ様は手掛けています。
事業内容
・IT・デジタル領域を中心としたコンテンツの企画、制作、配信、販売
・体験設計（UI・UX）の企画、制作
・ブランディング、PR・マーケティング、コピーライティングの企画、制作、運用
【課題】これまで起きていたこと
- 会議の際にディレクターとして代表自身が進行の全役割を担っていた
- 過去の議事録を振り返る際の手間が発生していた
【成果】SuperGoodMeetings 導入後の変化
- 定例会議の進行をディレクターが一人で抱え込むことなく、アジェンダの事前準備・議事録の作成を参加者みんなで進めやすくなった
- アジェンダの議事録が一覧になることで、どの会議体の誰が発言していたかなどの管理をおこないやすくなった
▲ 今回インタビューに答えてくださった中澤さん。IT・デジタル領域を中心としたコンテンツのプロデュース・ディレクションを手掛けている。
複数ツールを併用し、リーダーが一人で何役もこなしていた
―― SuperGoodMeetings はどういう経緯で利用することになったのでしょうか。
中澤さん（以下、敬称略）：クライアント A から B 社へ案件が発注され、B 社がその案件の全体統括をしており、私は B 社から依頼を受けそのディレクター役として参画しました。私の他にアプリケーションの開発を担う C 社も参画しておりました。C 社の開発メンバーから SuperGoodMeetings を紹介していただきました。
はじめは、もともと私自身が広告代理店や XR 開発のベンチャーで働いていたときのやり方を踏襲し、Google スライドとメモ帳で会議を進めていました。 ビジュアル先行というか、画像をメインに使う提案資料を作っていました。
ただ、定例会議ではプレゼンテーションを見せつつ、メモ帳で議事録をとり、時間も計らないといけない。一人で何役もこなしていたことを、もっと効率化できないかなと考えていたときに、SuperGoodMeetings を教えてもらったんです。
アジェンダベースで会議を効率化し、参加者全員で進行する
―― SuperGoodMeetings を導入してどのように変わりましたか。
中澤：一番はアジェンダベースで会議が進むようになり、無駄がなくなったというか、何をやるかが明確になったことです。
SuperGoodMeetings のアジェンダには、事前情報を埋め、議論のタイプ、ゴールを決めて、ネクストアクションとして次回の会議までに「誰が何をやるか」を決める欄があり、自身でも会議の整理ができているという感覚がありました。
アジェンダごとに時間を計る機能がついているので、タイムキープも楽になりました。
▲ アジェンダの機能の画面
―― 会議の進め方自体が変化したということですね。
中澤：そうですね。その場のみんなで、自然と会議中の話を議事録に編集できるようになったので、自分が抱えこまなくてもよくなりました。
今まではあとから共有するために、話した内容を私がメモ帳で整理して、きっちりした議事録にする流れだったんです。長いときは清書して出すので、30 分から 1 時間ぐらいかかるときもありました。
しかし SuperGoodMeetings を導入したことで、アジェンダ上で内容を記録し、それを共有しながら会議を進めるので、みんなの理解が深まりやすくなりました。結果、会議後に発生していた議事録の書き直し作業が減り、今では 5 分ほどで終わるときもあります。
―― ひとりでファシリテーターをしていたときよりも、みんなで進めた結果、会議の内容の理解が深まったということですね。そうすることで議事録の書き直し作業も短くなった。
中澤：はい。また事前準備の時間も減ったと感じています。会議で繰り返し行われる流れについては、アジェンダのテンプレート機能を使っています。前回の会議で話した内容を振り返る際は、過去のアジェンダの議事録を流用できるので便利ですね。
今まではビジネス用チャットアプリに、メモ帳の議事録を添付していました。そのため、過去の議事録を振り返るのに、チャットをわざわざ遡って探さなければならず、かなり手間がかかっていました。
SuperGoodMeetings はアジェンダの議事録が一覧になっていて、どの会議体で発言していたのかがわかりやすいので、すごくいいなと思っています。
自分たちの経験をもとに、クライアントへも SuperGoodMeetings を紹介
―― 中澤さんはクライアントの方にも SuperGoodMeetings を紹介していただいたとお伺いしています。その経緯を教えてくださいますか？
中澤：きっかけは、当社のクライアントの方が「効率的に会議を進めたい」とおっしゃっていて、会議の時間をより短縮するにはどうすればいいのかを内部で話し合っていたときのことでした。
今までお話ししてきたように、私たち自身が社内で SuperGoodMeetings を利用して、会議を効率的に進められるようになったという経緯があったため、クライアントの方にもご紹介しました。
実際に SuperGoodMeetings を導入した結果、議事録がしっかり取れて管理もしやすいため、「よいツールですね」とおっしゃっていただきました。
―― 今後、SuperGoodMeetings に対して期待すること、もしくは改善してほしいことなどはありますか？
中澤：SuperGoodMeetings はすごく直感的で扱いやすいツールではあるのですが、より初心者の人向けに、もう少し使い方がわかりやすいチュートリアル機能などがあると助かるかもしれません。「ハンドブック」なども掲載されていますが、使い方や新しい機能について、もう少しアクセスしやすい情報があるといいですね。
